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“抽屉式”管理--明确每一个业务科室和管理人员的“职、责、权、利”

发布时间:2016-12-27

    “抽屉式”管理流行于西方发达国家的大中型企业,是一个非常有效的人力资源管理工具。但是“抽屉式”管理在国内企业的应用较少,且一些企业实施的“抽屉式”管理似是而非,因此,有必要探讨正确的实施办法。

    “抽屉式”管理的实施步骤

    “抽屉式”管理也叫做“职务分析”,主要是明确每一个业务科室和管理人员的职务,并制定说明书,包括科室与个人“职、责、权、利”的说明,所有管理人员办公桌的抽屉里都放一本。

    科室的职务分析是对整个科室的职责权限范围进行分析,以完成企业的目标任务为前提,设置科室的各项管理职能,并分解成具体的管理业务,细化指标,明确规定,层层落实。

    个人职务分析是对科室内部每一位管理人员的职务进行确定,包括个人职务的内容、性质、工作方式、任职要求、任职条件等,明确人员的管理层次,其关键在于集权与分权的处理。按照科室及管理人员的职务分析,“抽屉式”管理的实施步骤一共分为五步,如图所示。

    第一步:建立由各部门组成的职务分析小组。该小组的负责人一般是总经理或分管人力资源的副总经理,通过上层领导的决策,在企业内部实施“抽屉式”管理。牵头者则是人力资源部的主管,召集所有科室的一把手,由小组负责人指挥协调,完成“抽屉式”管理的会议讨论,并在会议上对各科室和管理人员的职务进行总体分析,规划合理的管理流程,最后构建“抽屉式”管理的整体框架。

    第二步:正确处理企业内部集权与分权的关系。职务分析小组应紧密结合企业管理目标、科室管理职能、个人职务内容,通过各方协调,进行集权与分权的关系处理,什么地方应该集中管理,什么地方应该放权管理,要做到一目了然。小组负责人代表企业与各科室签订权力使用责任书,真正做到权责不分家,科室与个人有自主管理的范围,但牵涉到生产、安全等重要领域,个人有权越级汇报,让事件得到妥善、快速的处理。

    第三步:围绕企业总体目标层层分解、逐级落实职权。这是“抽屉式”管理的核心所在,也是管理职权细化落实最重要一步。所有层次的职权落实都要以企业总目标为纲领,一切都是为了提高企业的经济效益和管理效益,每一个层次的职、责、权、利都不能停留在口号上,而应有具体的落实步骤。科室领导应与内部的每一位管理人员签订责任书,确保管理措施落实到位,基层管理人员也应给出自身管理范围的工作计划,明确管理重点和容易出问题的环节。

    第四步:编写职务说明书,制定每个职务的要求准则。主要是将科室和个人的职责书面化、规范化,白纸黑字,清清楚楚,一方面是为了方便科室管理人员对职权条例的记忆,只要打开抽屉,就能拿出职务说明书查看;另一方面是为了配合考核制度和奖惩制度,管理人员违反任何一条职责要求,都能够在职务说明书上找到违反的是哪一条,并给予相应的奖励或惩罚。

    第五步:制定考核制度与奖惩制度,与职务分析配套执行。“抽屉式”管理应有科学合理的考核制度,在公平、公开、公正的基础上,完成对科室及每一位管理者的考核,并配合职务分析,制定详细的奖惩制度,对表现优异者给予一定的表扬和奖励。

    “抽屉式”管理的实施重点

    “抽屉式”管理的“职能明确”和“目标分解”特点,对我国企业的内部管理有一定的启示意义,如果运用得当,可以收到较好的成效。在实施“抽屉式”管理的过程中,要注意以下几个重点。

    一是倡导企业的团队合作精神。“抽屉式”管理虽然细化到科室和个人,但对于企业来说,是一个整体的战略,需要企业领导、每一个科室、每一位管理人员的通力合作,才能真正发挥效果。

    二是树立管理“一盘棋”的思想。“抽屉式”管理是从上到下的管理,企业高管要有大局观,做好“一盘棋”的引导和指挥,科室负责人、基层管理人员要以大局为重,听从指挥,配合企业下好“一盘棋”。

    三是明确分级管理的精要。“抽屉式”管理在职务分析时,强调一级管一级的思想,目标任务层层分解、逐级管理,除了发生重大事件,一般不允许越级汇报或越级管理等,而应在自己本职工作范围内兢兢业业,做好每一件事情,并向上一级负责。

    例如某科室领导发现另一科室的管理人员违反了条例,不能擅自作出处罚决定,而应平级沟通,将情况反映给另一科室领导,由另一科室领导作出处罚,避免“双头”管理,维护企业的内部和谐。

    四是做到“以人为本”,充分融合企业文化。

    (来源:北京总部王建军)

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